Jak kontrolować restaurację zdalnie, gdy nie ma Cię w lokalu

Prędzej czy później każdy właściciel restauracji chce wziąć wolny weekend, pojechać na urlop albo otworzyć drugi lokal. I wtedy pojawia się pytanie: skąd mam wiedzieć, że na miejscu wszystko działa tak, jak powinno? Dzwonienie co godzinę do kierownika zmiany nie jest rozwiązaniem. Zdalna kontrola to nie podglądanie ludzi, tylko system, w którym najważniejsze rzeczy same zostawiają ślad.

Co naprawdę warto kontrolować na odległość

Nie wszystko da się sprawdzić z telefonu i nie wszystko trzeba. W praktyce wystarczy pięć obszarów:

• Otwarcie i zamknięcie lokalu: czy zostały wykonane wszystkie punkty, o której i przez kogo.
• Dokumentacja HACCP: zapisy temperatur, mycie i dezynfekcja, przyjęcia dostaw.
• Obecność zespołu: kto faktycznie jest w pracy, kto się spóźnił, kto nie przyszedł.
• Grafik: czy obsada na dany dzień jest kompletna i czy ktoś nie zamienił się zmianą bez Twojej wiedzy.
• Komunikacja: czy ważne informacje (brak towaru, awaria sprzętu) dotarły do właściwej osoby.

Każdy z tych punktów ma jedną wspólną cechę: da się go sprowadzić do prostego zapisu typu zrobione/niezrobione, z godziną i nazwiskiem. To wystarczy, żeby właściciel miał obraz sytuacji.

Dlaczego papier i grupa na komunikatorze przestają wystarczać

Papierowe checklisty mają jedną wadę nie do obejścia: widzisz je dopiero wtedy, gdy jesteś w lokalu. Kartkę z temperaturami lodówek można też wypełnić z pamięci pod koniec tygodnia, a Ty się o tym nie dowiesz aż do kontroli.

Grupa na komunikatorze działa do pewnego momentu. Gdy w jednym wątku mieszają się zamiany zmian, zdjęcia dań, pytania o pensję i informacja o zepsutej zamrażarce, ta ostatnia ginie. Nikt nie potrafi później odpowiedzieć na pytanie, kto o czym wiedział i kiedy.

Jak to ustawić krok po kroku

1. Spisz, co dzieje się w lokalu każdego dnia

Weź kartkę i rozpisz trzy momenty: otwarcie, środek zmiany, zamknięcie. Przy każdym wypisz czynności, które muszą być zrobione. Jeśli potrzebujesz punktu wyjścia, zajrzyj do gotowej checklisty otwarcia i zamknięcia restauracji i dopasuj ją do swojego lokalu.

2. Przypisz odpowiedzialność do ról, nie do ludzi

Checklista bez właściciela zadania nie działa. Zapisz, że za otwarcie odpowiada kucharz otwierający, a zamknięcie kierownik zmiany. Dzięki temu przy wymianie pracownika nie musisz wszystkiego tłumaczyć od nowa.

3. Przenieś checklisty do telefonu

Gdy zespół odhacza punkty w aplikacji, Ty widzisz je na bieżąco, razem z godziną wykonania. To zmienia dynamikę: przy papierze kontrolujesz po fakcie, w aplikacji możesz zareagować, kiedy punkt nie został zaznaczony do 10:00. W OptiFly robi się to w jednym miejscu razem z dokumentacją HACCP, grafikiem, obecnością i czatem zespołu, więc nie trzeba żonglować kilkoma narzędziami.

4. Ustal, na co reagujesz, a na co nie

To najczęściej pomijany krok. Jeśli zaczniesz dzwonić po każdym niezaznaczonym punkcie, zespół poczuje się inwigilowany. Wybierz kilka rzeczy, które wymagają reakcji tego samego dnia, na przykład:

• temperatura chłodni poza zakresem,
• brak wpisu o zamknięciu lokalu,
• nieobsadzona zmiana,
• zgłoszona awaria sprzętu.

Resztę przeglądasz raz dziennie, na przykład wieczorem, w ciągu dziesięciu minut.

5. Pokaż zespołowi, po co to jest

Największym błędem wdrożenia jest przedstawienie aplikacji jako kontroli. Lepiej powiedzieć wprost: dzięki zapisom nikt nie będzie obwiniany za coś, czego nie zrobił, a przy kontroli sanepidu macie dowody, że wszystko było robione. Ludzie szybciej się przekonują, gdy widzą w tym także swoją korzyść.

Typowe błędy przy zdalnym zarządzaniu lokalem

• Zbyt długie checklisty. Lista na 60 punktów jest odhaczana na ślepo. Lepiej mieć 15 punktów, które naprawdę coś znaczą.
• Brak zasad dotyczących zamian. Jeśli grafik jest zmieniany prywatnie, Twój podgląd obsady traci sens. Pomogą zasady układania grafiku, które ograniczają chaos z zamianami.
• Dokumentacja HACCP robiona hurtem. Jeśli temperatury wpisuje się raz w tygodniu, zapis nie ma wartości. O tym, co i jak często zapisywać, piszemy w artykule o kontroli temperatur w HACCP.
• Brak jednego kanału komunikacji. Informacje rozproszone po trzech komunikatorach i kartce na lodówce nie dają się później odtworzyć.

Ile to kosztuje i ile zajmuje wdrożenie

W OptiFly pierwsze 30 dni jest bezpłatne, potem abonament to 5 zł miesięcznie za lokal i 3 zł miesięcznie za pracownika. Dla lokalu z dziesięcioma osobami daje to 35 zł miesięcznie. Aktualne ceny są w cenniku OptiFly.

Samo wdrożenie w małym lokalu zwykle mieści się w tygodniu: dzień na spisanie checklist, dzień na wprowadzenie zespołu, a resztę czasu na poprawki po pierwszych dniach pracy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda start, opis kolejnych kroków znajdziesz w sekcji jak zacząć korzystać z OptiFly.

Czego nie zastąpi aplikacja

Najlepsze narzędzie nie zrobi z kiepskiego procesu dobrego. Jeśli w lokalu nie wiadomo, kto za co odpowiada, aplikacja pokaże to bardzo wyraźnie, ale sama tego nie naprawi. Dlatego warto raz na jakiś czas pojawić się na miejscu bez zapowiedzi, porozmawiać z zespołem i porównać obraz z telefonu z rzeczywistością. Zdalna kontrola ma Ci oszczędzać czas, nie zastępować kontaktu z ludźmi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zespół zaakceptuje taką aplikację?

Zwykle tak, jeśli dostaje jasne wyjaśnienie, po co jest wdrażana, i jeśli korzystanie z niej nie zabiera dużo czasu. Checklista, którą da się wypełnić w kilkanaście sekund, nie budzi oporu. Opór pojawia się przy długich formularzach.

Czy zapisy z aplikacji wystarczą przy kontroli sanepidu?

Ważne jest, żeby dokumentacja była kompletna, czytelna i prowadzona na bieżąco, niezależnie od formy. Konkretne wymagania co do dokumentacji warto potwierdzić we właściwej powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej albo u osoby odpowiedzialnej za system HACCP w Twoim lokalu.

Czy mogę sprawdzać lokal, gdy mam kilka punktów?

Tak, o ile checklisty i obsada są prowadzone w tym samym narzędziu. Warto wtedy ujednolicić nazwy zadań w obu lokalach, żeby porównanie było proste.

Ile czasu dziennie zajmuje zdalny przegląd lokalu?

Przy dobrze ustawionych checklistach około dziesięciu minut dziennie na przegląd i szybkie reakcje na odstępstwa. Na początku wdrożenia będzie to więcej, bo trzeba poprawić listy.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak to wygląda w praktyce, załóż konto i przetestuj OptiFly przez 30 dni. Masz pytania o wdrożenie w swoim lokalu? Napisz do nas, chętnie pomożemy to ułożyć.