Grafik pracy w restauracji: 6 zasad, które kończą chaos z zamianami
Jak układać grafik w gastronomii, żeby nie poprawiać go przez cały tydzień na Messengerze.
W małej restauracji grafik zwykle powstaje w niedzielę wieczorem w Excelu albo na kartce, a potem przez cały tydzień jest poprawiany w grupie na Messengerze. Ktoś się zamienia, ktoś zachoruje, ktoś nie doczytał wiadomości i przychodzi nie na swoją zmianę. Poniżej kilka zasad, które oszczędzają najwięcej nerwów.
1. Ustal stały szkielet tygodnia
Zanim wpiszesz pierwsze nazwisko, rozpisz, ilu osób potrzebujesz w każdej części dnia: ile na kuchni, ile na sali, ile przy barze. Piątkowy wieczór to inna obsada niż wtorkowe popołudnie. Taki szkielet zmienia się rzadko, więc co tydzień tylko wpisujesz w niego ludzi.
2. Zbieraj dyspozycje do stałego dnia
Poproś zespół, żeby podawał swoją dostępność na kolejny tydzień zawsze do tego samego dnia, na przykład do czwartku. Kto nie poda, dostaje zmiany według potrzeb lokalu. To jedna prosta zasada, która kończy zbieranie wiadomości przez cały weekend.
3. Pamiętaj o odpoczynku
Przy umowie o pracę Kodeks pracy wymaga co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie i 35 godzin w tygodniu. W praktyce oznacza to, że osoba, która zamyka lokal o 23:00, nie powinna otwierać go następnego dnia o 7:00. Przy umowach zlecenia te przepisy nie obowiązują wprost, ale zmęczony pracownik i tak pracuje gorzej i częściej się myli.
4. Publikuj grafik z wyprzedzeniem
Pracownik, który zna swoje zmiany z tygodniowym wyprzedzeniem, rzadziej prosi o zamiany na ostatnią chwilę. Przy umowie o pracę rozkład czasu pracy też trzeba przekazać z wyprzedzeniem, co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy.
5. Jedno miejsce, w którym grafik jest aktualny
Największy chaos robi się wtedy, gdy grafik istnieje w trzech wersjach: w Excelu właściciela, na zdjęciu w grupie i na kartce w kuchni. Po każdej zamianie któraś z nich jest nieaktualna. Grafik powinien być w jednym miejscu, do którego każdy ma dostęp w telefonie.
6. Zamiany tylko przez managera
Pracownicy mogą się zamieniać, ale każda zamiana powinna trafić do grafiku. Inaczej po miesiącu nie wiadomo, kto ile przepracował, a rozliczenie godzin kończy się kłótnią.
Grafik w telefonie zamiast na kartce
W OptiFly manager układa grafik na cały tydzień, klikając w dni i dodając zmiany na kuchni, sali albo barze. Każdy pracownik widzi w telefonie swoje godziny i to, kto jeszcze jest z nim na zmianie. Na początku pracy klika „Rozpocznij zmianę”, więc właściciel widzi, kto jest w lokalu, a pod koniec miesiąca ma gotową listę godzin.
Pierwsze 30 dni są za darmo, bez podawania karty. Potem płacisz 5 zł miesięcznie za lokal i 3 zł za każdego pracownika.
