Przyjęcie dostawy w restauracji: co sprawdzić i zapisać

Kierowca stoi z paletą, na sali są goście, a w kuchni brakuje jednej osoby. Podpisujesz WZ, nie otwierając kartonów. Znasz to? Tak najczęściej wygląda przyjęcie dostawy w małym lokalu. A potem w środę okazuje się, że kurczak ma 8 stopni, a śmietana kończy termin za dwa dni.

Ten artykuł pokazuje, jak zrobić przyjęcie towaru w 5 minut, co zapisać i co powiedzieć kontrolerowi, jeśli zapyta o dokumentację.

Dlaczego przyjęcie dostawy to punkt krytyczny

W HACCP to moment, w którym do lokalu wchodzi ryzyko: zerwany łańcuch chłodniczy, uszkodzone opakowania, produkt po terminie albo bez właściwego oznakowania. Jeśli coś przejdzie przez drzwi, będzie to Twój problem, nie dostawcy. Dopóki nie odmówisz przyjęcia, towar jest zaakceptowany.

Druga strona to pieniądze. Dostawa, której nie zważysz i nie porównasz z fakturą, to klasyczne źródło strat. Brak 2 kg łososia przy cenie kilkudziesięciu złotych za kilogram robi różnicę po miesiącu, zwłaszcza przy trzech dostawach w tygodniu. Aktualne ceny sprawdź u własnych dostawców, bo mocno się wahają.

Co sprawdzać przy każdej dostawie

1. Temperatura

To punkt numer jeden dla mięsa, ryb, nabiału i mrożonek. Mierz termometrem sondowym lub bezdotykowym, a przy produktach pakowanych sprawdzaj też temperaturę między opakowaniami. Obowiązujące limity zależą od grupy produktów i są określone w przepisach oraz w Twoim planie HACCP. Wartości, których używasz, ustal ze swoim doradcą lub sprawdź w sanepidzie. Szczegóły zapisywania pomiarów opisaliśmy w tekście kontrola temperatur w HACCP.

2. Termin przydatności

Nie tylko "czy jest w terminie", ale też "czy zdążę to zużyć". Jeśli jogurt ma 3 dni, a zużywasz opakowanie w tydzień, nie bierz go albo ustal z dostawcą krótsze serie. Ustal własną regułę, np. minimum połowa okresu przydatności dla produktów świeżych.

3. Stan opakowań i wygląd towaru

Przejrzyj:

• czy kartony nie są mokre, zgniecione lub rozcięte,
• czy folie nie są wzdęte (szczególnie przy wędlinach i rybach próżniowych),
• czy produkt nie ma obcego zapachu, śladów rozmrożenia i ponownego zamrożenia,
• czy w warzywach nie ma pleśni lub gnicia.

4. Oznakowanie i dokumenty

Sprawdź etykiety, numery partii i daty. Dla mięsa i ryb ważna jest możliwość identyfikacji, skąd towar pochodzi. Zachowaj dokument dostawy (WZ lub fakturę) i zadbaj, by dało się powiązać partię z dokumentem. To podstawa identyfikowalności, wynikającej z przepisów UE, w tym rozporządzenia 178/2002. W razie wątpliwości zapytaj w powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej.

5. Zgodność z zamówieniem

Porównaj ilości i gramatury z zamówieniem i fakturą. Ważenie towaru na wadze to nie przesada: ryby, mięso i sery mają często różnice. Reklamację zgłaszaj od razu i fotografuj braki, bo po godzinie dostawca będzie twierdził, że to się stało w Twoim lokalu.

Prosty wzór rejestru przyjęcia dostawy

Możesz skopiować go do arkusza lub zeszytu:

Data i godzina	Dostawca	Produkt	Temp.	Termin	Stan opakowań	Decyzja	Podpis
12.11, 8:40	Hurtownia mięsa	Kurczak filet	3°C	15.11	OK	Przyjęto	AK
12.11, 8:40	Hurtownia mięsa	Mielone wołowe	9°C	14.11	OK	Odmowa	AK

Temperatury w przykładzie są ilustracyjne. Używaj limitów ze swojego planu HACCP.

Ważna kolumna to "Decyzja". Jeśli czasem odmawiasz przyjęcia, kontroler zobaczy, że system faktycznie działa, a nie tylko wypełnia się go z przyzwyczajenia.

Typowe błędy w małych lokalach

1. Dostawa przyjmowana przez kogoś przypadkowego. Wyznacz 1-2 osoby na zmianę i naucz je, że mają prawo odmówić.
2. Pomiary "z pamięci". Jednakowe temperatury przez miesiąc wyglądają jak wpisywane hurtem. Kontroler to wychwyci.
3. Towar stoi na rampie. Po przyjęciu chłodnia lub zamrażarka od razu, nie po obsłudze lunchu. Zasada praktyka: produkty chłodzone nie stoją na zewnątrz dłużej niż kilkanaście minut.
4. Brak miejsca na odrzucony towar. Ustaw oznaczoną półkę lub skrzynię do czasu odbioru przez dostawcę.
5. Nie sprawdza się dostaw po godzinach. Mleczarz, który zostawia towar o 5 rano pod drzwiami, to osobny problem. Ustal z nim godzinę, w której ktoś jest w lokalu, albo zaplanuj kontrolę na początku zmiany.

Jak zmieścić to w 5 minut

Przygotuj stałe miejsce: stół lub wózek, waga, termometr, długopis, rejestr. Podziel pracę na dwie osoby, jeśli dostawa jest duża: jedna odbiera i waży, druga mierzy i zapisuje. Najpierw sprawdź produkty chłodzone i mrożone, na końcu suche.

Jeśli wolisz mieć to w telefonie, w OptiFly możesz ustawić checklistę przyjęcia towaru i zapisywać pomiary oraz zdjęcia od razu przy dostawie, a właściciel zobaczy, kto i kiedy to zrobił. Możesz wypróbować aplikację przez 30 dni za darmo, a koszty sprawdzisz w cenniku.

Co z tym zrobić po kontroli

Co tydzień przejrzyj rejestr: ile razy odmówiono towaru, u którego dostawcy i dlaczego. Jeśli ten sam dostawca regularnie przywozi ciepły towar, masz argument do rozmowy o warunkach albo do zmiany hurtowni. To samo dotyczy różnic w wadze: zapisuj je i dołącz do rozmowy o rabacie. Przy okazji możesz sprawdzić, jak wpływa to na koszt dania w tekście o liczeniu food costu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę mierzyć temperaturę przy każdej dostawie?

Przy produktach wymagających chłodzenia lub mrożenia tak, to dobra praktyka i zwykle wymóg planu HACCP. Dla suchych produktów wystarczy kontrola opakowań i terminów. Dokładne zasady dla Twojego lokalu ustal w swoim planie HACCP lub w sanepidzie.

Czy mogę odmówić przyjęcia części dostawy?

Tak. Odmów przyjęcia wadliwych pozycji, zapisz to na dokumencie dostawy i w rejestrze, a najlepiej zrób zdjęcie. Zgłoś sprawę dostawcy tego samego dnia.

Jak długo przechowywać dokumenty dostaw?

Okresy przechowywania wynikają z przepisów podatkowych i sanitarnych oraz z Twojego planu HACCP. Zapytaj księgowej i sprawdź wymagania w powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej.

Kto w lokalu może przyjmować dostawy?

Każdy przeszkolony pracownik, który wie, co sprawdzać i ma prawo odmówić. Dobrze mieć jedną osobę główną i jedną zastępczą na każdą zmianę.

Jeśli chcesz uporządkować przyjęcia towaru w swoim lokalu albo masz pytania o to, jak ustawić to w aplikacji, napisz do nas. Pomożemy dopasować checklistę do Twojej kuchni, bez zbędnych formalności.